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Aktenvernichtung im Überblick

Wer sich mit Aktenvernichtung beschäftigt, braucht nicht nur Fachleute, denen er man diese wichtige Dienstleistung anvertrauen kann, sondern auch eigene Fachkenntnisse. Zahlreiche Normen und Gesetze schreiben den Umgang mit Akten in digitaler und Papierform fest. Am Ende des Einordnungsprozesses bleiben Schnipsel – die im Extremfall nicht breiter als ein Millimeter sein dürfen.

Gesetze und Vorschriften, die für die Aktenaufbewahrung und -vernichtung relevant sind

  • Abgabeverordnung (AO)
  • Sozialgesetzbuch (SGBX)
  • Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)
  • DIN 66399
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Steuergesetze (EStG, UStG, KStG, GewStG)
  • Aktengesetz (AktG)
  • und andere

Die sieben Sicherheitsstufen der Aktenvernichtung

Sicherheitsstufe Inhalt
Sicherheitsstufe 1 Allgemeines Schnittgut in Streifen.
Sicherheitsstufe 2 Interne Daten:
Materialteilchenfläche < 800 mm² oder Streifenbreite < 6 mm
Sicherheitsstufe 3 Sensible und vertrauliche Daten:
Materialteilchenfläche < 320 mm² oder Streifenbreite < 2 mm
Sicherheitsstufe 4 Besonders sensible und vertrauliche Daten:
Materialteilchenfläche < 160 mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 6 mm
Sicherheitsstufe 5 Geheim zu haltende Daten:
Materialteilchenfläche < 30 mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 2 mm
Sicherheitsstufe 6 Geheim zu haltende Daten, bei denen außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind:
Materialteilchenfläche < 10 mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 1 mm
Sicherheitsstufe 7 Streng geheim zu haltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind:
Materialteilchenfläche < 5mm² und für regelmäßige Partikel: Streifenbreite < 1 mm

Drei Schutzklassen für die Zuordnung

Die drei Schutzklassen helfen bei der Einordnung der Daten in die jeweiligen Sicherheitsstufen.

Schutzklasse Inhalt
Schutzklasse 1 Normaler Schutzbedarf für interne Daten. Diese Informationen sind für größere Gruppen bestimmt und zugänglich. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein. Beispiele: personalisierte Werbung, Kataloge, Wurfsendungen, Notizen.
Schutzklasse 2 Schutzklasse 2 Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten, die auf einem kleinen Personenkreis beschränkt sind. Die ungerechtfertigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Besitzer der Daten in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich beeinträchtigt wird. Beispiele: Know-how-relevante Korrespondenz wie Angebote, Anfragen, Memos, Aushänge, Personaldaten.
Schutzklasse 3 Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten mit Beschränkung auf einen kleinen, namentlich bekannten Kreis von Zugriffsberechtigten. Eine unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte, existenzbedrohende Auswirkungen für Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge und Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss uneingeschränkt gewährleistet sein. Andernfalls kann es zu einer Gefahr für Leib und Leben oder für die persönliche Freiheit des Betroffenen kommen. Beispiele: Unterlagen der Geschäftsleitung, Finanzdaten, Verschlusssachen.

Die gängigsten Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfrist Verwendung
1 Jahr z. B. für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
6 Jahre z. B. für Geschäftsbriefe und Unterlagen, die steuerlich relevant sind
10 Jahre z. B. für Buchungsbelege, Rechnungen und Bilanzen, Mietunterlagen, ärztliche Befunde
15 Jahre z. B. für Behandlungsunterlagen von Hausärzten
30 Jahre z. B. für Urteile und Prozessakten, besondere Patientendaten, etwa zur Röntgenbehandlung

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